*звертаємо вашу увагу, що договір комерційного представництва повинен бути перепідписаний кожного року в січні, в іншому випадку логін і пароль може бути заблокований.
Договір підписується онлайн за допомогою електронно-цифрового підпису (ЕЦП).
Актуально як для нових агенцій, та і для оновлення існуючих договорів.
Для цього вам потрібно скачати агентський договір, заповнити всі ваші дані, поставити дату заповнення договору та за допомогою сервісу підписати його зі свого боку, а потім відправити на наш кабінет.
Договір має бути у PDF форматі.
Для того, щоб договір прийшов нам, потрібно ввести нашу пошту ([email protected]) та код ЄДРПОУ (вказаний на останній сторінці договору). Акти надсилаються в M.E.Doc.
Необхідні документи для співпраці:
Для юридичних осіб:
- підтвердження фінансового забезпечення відповідальності (гарантія банку або іншої кредитної установи)
- копія виписки з Єдиного державного реєстру / копія свідоцтва про державну реєстрацію ТУРАГЕНТА;
- копія свідоцтва платника ПДВ (обов’язково для платників ПДВ);
- копія свідоцтва про сплату єдиного податку (обов’язково для платників єдиного податку);
- копія довідки з органів статистики із зазначенням виду діяльності;
- копія ліцензії на здійснення туроператорської діяльності (при її наявності у ТУРАГЕНТА).
Для фізичних осіб підприємців:
- підтвердження фінансового забезпечення відповідальності (гарантія банку або іншої кредитної установи) перед туристом або сертифікат АЛТУ;
- копія виписки з Єдиного державного реєстру / копія свідоцтва про державну реєстрацію;
- копія свідоцтва платника ПДВ (обов’язково для платників ПДВ);
- копія довідки з органів статистики із зазначенням виду діяльності (за наявності);
- копія свідоцтва про сплату єдиного податку (для платників єдиного податку).
Документи завантажуються в систему Самотур (власний кабінет).
Корисні посилання по сервісу «Вчасно»:
- Огляд можливостей сервісу «Вчасно»
- Як зареєструватися у сервісі «Вчасно»?
- Завантаження та підписання документів у «Вчасно»
- Як надіслати електронний документ у сервісі «Вчасно»?
- Відхилення документів у сервісі «Вчасно»
Інструкція для турагентів щодо укладення договорів
1. Укладення агентського договору (Договір комерційного представництва)
1.1 Заповнення основних полів
Номер договору:
- Використовуйте свій ІПН
- Приклади: 3232323232
Назва турагента:
- Для фізичної особи-підприємця: повністю ПІБ – Іванов Іван Іванович
- Для юридичної особи: повне найменування з організаційно-правовою формою – Товариство з обмеженою відповідальністю “Вояж”
Правова підстава діяльності:
- Для юридичної особи: діючий на підставі Статуту
- Для фізичної особи-підприємця: діючий на підставі Виписки
1.2 Заповнення реквізитів в розділі 13
ОБОВ’ЯЗКОВІ поля для заповнення:
ПІБ/Найменування: _________________________
Ідентифікаційний код за ЄДР/РНОКПП: _______
Адреса місцезнаходження: __________________
Поштова адреса: ___________________________
Контактний номер: _________________________
Електронна адреса: ________________________
⚠️ ВАЖЛИВО:
- Без контактного номера та електронної адреси договір НЕ підписується туроператором
- Номер телефону має бути прив’язаний до месенджерів
- Вказуйте основну електронну адресу для ділового листування
1.3 Електронне підписання договору
Рекомендований сервіс:
- Сервіс “Вчасно” (оптимальний варіант)
- До 25 документів на рік безкоштовно
- Доступні платні тарифи для більших обсягів
2. Укладення договору на туристичне обслуговування з туристом
⚠️ КРИТИЧНО ВАЖЛИВО:
Турагент ОБОВ’ЯЗКОВО підписує договір із КОЖНИМ туристом без винятку, незалежно від:
- Ступеня знайомства
- Родинних зв’язків
- Будь-яких інших обставин
У випадку відсутності підписаного договору всю відповідальність за претензії туриста несе турагент!
2.1 Ведення реєстру договорів
Створіть простий журнал обліку (Excel таблиця) із колонками:
- Дата укладення договору
- Номер договору
- ПІБ замовника/туриста
2.2 Заповнення договору
В шапці договору:
- Вказуйте повне ПІБ замовника або повне найменування юридичної особи
Номер договору:
- Заповніть порядковий номер
2.3 Необхідні копії документів
При укладенні договору ОБОВ’ЯЗКОВО зробіть копії:
- Внутрішнього паспорта громадянина України
- Паспорта для виїзду за кордон
- Податкового номера (якщо відсутній на ID-картці)
- Адреси реєстрації місця проживання
- Для нових паспортів (ID-картка): витяг із реєстру територіальної громади
2.4 Заповнення розділу 10 (Реквізити сторін)
Заповнюйте ВСІ поля без винятку
3. Заявка на бронювання (Додаток №1)
3.1 Обов’язкові елементи
Окрім опису туристичного продукту, ОБОВ’ЯЗКОВО зафіксуйте:
- Графік платежів за турпродукт
- Конкретні дати платежів
- Суми до сплати
- Заявка ОБОВ’ЯЗКОВО підписується туристом/замовником
4. Особливості роботи з неповнолітніми
⚠️ ОБОВ’ЯЗКОВО:
Якщо кінцевим споживачем є неповнолітня особа (до 18 років):
- Укладається Додаток №2 до договору
- Назва: “Особливості надання туристичних послуг неповнолітнім особам”
- Підписується разом з основним договором
4.1 Хто має право підписати договір від імені неповнолітнього:
ВИКЛЮЧНО батьки або законні представники:
- Батьки дитини (усиновлювачі)
- Опікуни або піклувальники
Треті особи можуть підписати договір ЛИШЕ за умови наявності нотаріально засвідченої довіреності від батьків/законних представників
⚠️ КРИТИЧНО ВАЖЛИВО:
Якщо з будь-яких причин Додаток №2 НЕ підписаний:
- Туроператор звільняється від всіх зобов’язань щодо неповнолітнього
- Повна відповідальність покладається на замовника/турагента
- Туроператор може відмовитися від надання послуг на будь-якому етапі БЕЗ відшкодування
5. Контроль якості документообігу
5.1 Чек-лист перед підписанням:
- [ ] Заповнені всі обов’язкові поля
- [ ] Вказані актуальні контактні дані
- [ ] Зроблені копії всіх необхідних документів
- [ ] Заповнений графік платежів
- [ ] При необхідності укладений Додаток №2 “Особливості надання туристичних послуг неповнолітнім особам”
⚠️ ЗАКЛЮЧНЕ ЗАСТЕРЕЖЕННЯ
Належне оформлення документів та підписання договорів – це:
- Ваша правова захищеність
- Гарантія спокою при нештатних ситуаціях
- Професійний підхід до роботи з туристами
Пам’ятайте: краще витратити час на правильне оформлення документів, ніж витрачати час, гроші та нерви у суді!
Приєднуйся у Viber до Tour-Group БОЛГАРІЯ
Успішного сезону, команда Tour-Group!
